Основная функция отдела – связь со всеми производителями кинопродукции, а также с негосударственными организациями и частными лицами – владельцами кинодокументов. В обязанности сотрудников отдела входит разъяснение оснований для обязательной передачи материалов на государственное хранение, заключение договоров, выявление киновидеодокументов, находящихся в центральных российских и зарубежных студиях, доставка видеоматериалов из улусов, городов республики и из-за ее пределов.

Выполняя Постановление Совета Министров Якутской АССР "Об упорядочении киновидеосъемок на территории Якутской АССР" от 22 марта 1990 г. № 87 и Постановление Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) "О Законе Республики Саха (Якутия) "Об обязательном экземпляре документов" от 18 февраля 1999г. З№ 76-11, отдел организует и осуществляет поиск, отбор, сбор и прием киновидеодокументов о Республике Саха (Якутия) от министерств, ведомств, объединений, предприятий, учреждений, организаций и частных лиц РС (Я). Основные производители: НВК "Саха", ГНКК "Сахафильм", "СТВ", ТРК "Алмаз", Медиа-холдинг "Столица". Сохранены переданные видеоматериалы "Студии кинохроники", "Кинофонда", "Хоту ТВ", "Мастер ТВ", ТРК "Алмазный край", РИЦ МВС "Информ-инжиниринг", улусных телестудий республики.

Также отдел за 10 лет установил деловые контакты с крупнейшими архивами Российской Федерации: Российским государственным архивом кинофотофонодокументов в г. Красногорск, Государственным фондом телевизионных и радиопрограмм (Гостелерадиофонд) в г. Москва, Центральным Государственным архивом кинофотодокументов г. Санкт- Петербург, Санкт- Петербургской студией научно- популярных фильмов, Российским Государственным музеем Арктики и Антарктики, Архивом "Восточно – Сибирской студии кинохроники" в г. Иркутске, Архивом "Западно- Сибирской киностудии" в г. Новосибирске, ФГУП ГТРК "Новосибирск".

Налажены деловые контакты с Архивом кинофотодокументов г. Алма- Ата, Латвийским государственным архивом кинофотодокументов

Самой большой сложностью является поиск материалов, произведенных зарубежными кинодокументалистами. По различным информационным источникам приходится выявлять, когда и кем проводились видеосъемки на территории нашей республики. Для поиска кинодокументов приходится привлекать различные ведомства и учреждения, Министерство внешних связей РС(Я). На сегодня выявлено наличие интересующих нас материалов в таких зарубежных киноархивах и студиях, как Центр изучения фильма Музея современного искусства г. Нью- Йорк, Гарвардский Музей естествознания, Столичный Музей искусств г. Нью- Йорк, Джоржтаунский Университет, кафедра антропологии и археологии Евразии г. Вашингтон – США; Институт Полярных исследований им. Скотта, Кембриджский университет, "Транс Атлантик Филмс", "Кео филмс", "Тайгер Аспект продакш," – Англия; телеканалы "ТФ-1", "Антен 2", Центр монгольских и сибирских исследований, Парижский университет – Франция; телекомпании "Сай", "NHK", "ТВ Мон Юнион", "NTV", "Japan Jew's Harp Association " – Япония; Национальная вещательная компания Сеула "КВS"- Корея; "TSI" – Швейцария; национальные вещательные компании Германии, Чехии, Швеции.

Согласно плана-графика сбора кинодокументов сотрудники отдела регулярно выезжают в командировки как по республике, так и в другие регионы России.

К 60-летию Великой Победы была проведена большая работа по созданию республиканского архива киновидеодокументов о якутянах – участниках Великой Отечественной войны. В проекте также находится работа по инициативному архивированию воспоминаний ветеранов тыла, матерей-героинь, переселенцев Чурапчи, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда нашей республики, Героев России, почетных граждан, долгожителей.

С каждым годом расширяется география, увеличивается и количество желающих пополнить кинолетопись Якутии. Это означает, что люди все больше понимают значимость сохранения кинодокументов, что все-таки важным живым свидетельством истории нашей республики является аудиовизуальное наследие.

Мы благодарны всем, с кем сотрудничаем в течение 10 лет.